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建立規則

程序

1. 在郵件的導覽窗格中，按一下工具旁邊的加號 (+)，然後按一下規則。

2. 按一下「新增規則」。

3. 在指定條件下方，選取要檢查的訊息部分 (例如寄件者或主旨)、選取狀態 (如包含或是)，然後輸入檢查條件 (如某人的名稱或特定文字)。不要在您輸入的條件前後加上引號。

例如，您可以選取「寄件人」及「包含」，然後輸入 Alice 來過濾所有由 Alice French、Alice Stearns 與任何署名為 Alice 之人員寄給您的訊息。或者您可以「大小 (以位元組為單位)」及「大於」，然後輸入 2000 來過濾寄給您大於 2000 位元組的所有訊息。

註: 「包含」條件適用於不完整單字，而且不區分大小寫。例如，您可以選取「寄件人」及「包含」，然後輸入 Al 或 al 來過濾所有署名為 Al、Alice、Alex 或 Alicia 的寄件人寄給您的訊息。

提示: 「全部文件」條件可讓您在啟用了規則時，對送達您郵件的所有訊息，執行一個動作。例如，您可以選取「全部文件」，然後指定您不在辨公室時，傳送副本至替代電子郵件位址。

5. 執行下列其中之一：

表1. 條件和例外作業

作業	描述
新增更多條件	按一下「條件」、選取 AND 或 OR，然後針對每個新條件重複步驟 3 和 4。
新增例外	按一下「例外」，然後重複步驟 3 和 4。
新增更多例外	按一下「例外」，選取 AND 或 OR，然後針對每個新例外重複步驟 3 和 4。
移除條件或例外	在「送達郵件訊息符合這些條件時欄位中按一下條件或例外，然後按一下「移除」。
移除全部條件與例外	按一下「全部移除」。

表2. 動作

動作	描述
傳送副本至	選取是否要讓轉寄的副本包含完整訊息或只包含訊息頁首。頁首是主旨、位址，以及位於訊息開頭的日期與時間；它們不包括訊息的 Rich Text 內容。 註: 如果您發現一個使用「傳送副本至」動作的規則並沒有運作，請詢問系統管理員，您的組織是否停用了這個功能。

8. 執行下列其中之一：

表3. 動作作業

作業	描述
新增更多動作	對每個新動作重複步驟 6 與 7。
移除動作	按一下「執行下列動作」方框中的動作，再按一下「移除」。
移除全部動作	按一下「全部移除」。

如果多個規則套用至一封電子郵件，怎麼辦？

規則會依它們列示在工具 -> 規則下的順序來處理。如果您具有多個套用至單一訊息的規則，則這些規則會依順序套用至該訊息。 如果您只想要套用其中一個規則，則使用停止處理，在第一個規則之後停止處理。

程序

1. 選取規則並按一下編輯。

2. 在指定動作下，選取停止處理，然後按一下新增動作。

3. 按一下確定。

4. 如果需要變更規則的順序，請按一下上移按鈕 「上移」按鈕。

範例

例如，您可以定義下列規則：

WHEN Subject contains Marketing THEN Move to folder Marketing Information AND Stop Processing further Rules

WHEN Subject contains Sales THEN Move to folder Sales Information

在此範例中，如果訊息主旨包含 "Marketing and Sales"，該訊息會移至 Marketing Information 資料夾，然後停止所有規則處理。如果系統沒有執行停止處理動作，訊息會先移到 Marketing Information 資料夾，當第二個規則執行時，再移到 Sales Information 資料夾。

編輯或刪除規則

程序

1. 在郵件的導覽窗格中，按一下工具旁邊的加號 (+)，然後按一下規則。

2. 使用規則清單上方的動作列，來編輯或刪除規則。

名詞解釋