抄寫
執行這項作業的原因和時機
「抄寫選項」對話框如未開啟，請開啟要自訂的抄本並按一下功能表的 檔案 -> 抄寫 -> 此應用程式的選項，再按一下空間節省器。
在下表中按一下任何主題，即可學習如何套用個別設定：
表1. 可在「抄寫選項」對話框中執行的作業，「節省空間」標籤
您也可以選取「只接收摘要及 40 KB 的 Rich Text」來指定伺服器抄本接收簡要文件，或者選取「符合選取公式的文件」來指定公式。
如需縮減文件的相關資訊，請參閱「縮短所有文件或限制您在抄本中接收的附件檔」。
如已安裝「IBM®Lotus®Domino® Designer 說明」，請參閱「限制抄本內容」，以取得使用公式語言指定抄寫限制的相關資訊。或者，請造訪全球資訊網上的 Lotus 說明文件，以下載或檢視「Domino Designer 說明」。若是從選取的文件建立本端抄本，您可以選取「選取的文件」，將公式套用至文件。
上層主題: 進階抄寫主題
依階段移除或抄寫外來的文件
只要抄寫歷程還存在 (即尚未清除)，您便可依文件的存在期間從本端抄本移除文件。移除較舊的文件可有效地使大型應用程式的本端抄本小於完整的應用程式。未從其他抄本移除文件，因此如果您想要回復，則稍後變更設定便可將其回復到本端抄本。
您也可以略過自截止日起從未修改的抄寫文件。設定截止日可使抄寫時間縮短，因為 Notes® 不需要處理每份文件。
註: 截止日設定與移除文件設定一起工作。如果您清除截止日，則 Notes 最後會重新設定日期，以對應移除文件設定內的天數。此設定的組合會確保較早刪除的文件不會從其他抄本抄寫回本端抄本中。
程序
1. 開啟抄本，然後按一下 檔案 -> 抄寫 -> 此應用程式的選項。
2. 執行下列任一步驟或兩者皆執行：
清除期間
在從應用程式刪除文件時，Notes 會保存識別該文件的刪除記錄如此，即使已經從原始資料庫刪除文件，Notes 也可以抄寫該文件至其他抄本。預設的清除期間為 30 天。若要確定收到從應用程式刪除的文件，在每次清除期間中至少要抄寫一次（例如，每隔 30 天一次）。
每次開啟應用程式時，當刪除記錄超過清除期間時，Notes 便會移除刪除記錄。應用程式的清除期間為「移除在此之前未修改的文件」欄位中指定天數的三分之一。例如，如果指定為 60 天，則清除期間為 20 天。移除刪除記錄可釋出已刪除文件所佔用的磁碟空間。
在 Notes 從抄本移除超過清除期間的文件時，Notes 並不會建立該文件的刪除記錄。
限制指定資料的抄本
特定應用程式設計，例如「郵件」、「論壇」與「會議室」，提供預先設計的表單，可讓您選取抄本內想要包括的資訊。完成表單後，Notes 會將您的標準轉換成公式並用它來限制所選取的抄本。
1. 開啟「郵件」、「論壇」、「會議室」或其他抄本，然後按一下檔案 > 抄寫 > 此應用程式的選項。
2. 按一下「空間節省器」，如果應用程式設計有表單，您會在「只接收部分文件」下看到可選取選項的白色空間，而不是資料夾與視圖清單。請確定已選取「擷取文件」的「符合選取準則的文件」選項。
3. 捲動表單並選取該應用程式類型的合適選項。例如，在「論壇」應用程式中，您可以選擇「按作者」並輸入作者姓名的清單，而 Notes 便會透過那些作者來限制所選取的文件抄本。
4. 按一下確定。
限制資料夾或視圖子集的抄本
您可限制抄本使其僅接收您在資料夾或視圖內選取的文件。不會從抄本的設計內移除資料夾與視圖；只有資料夾或視圖內的文件會受到影響。
注意: 如果您對現有的完整抄本設定了此限制，則在下一次抄寫時，不在指定資料夾或視圖內之所有文件都將會從抄本中刪除。
2. 按一下「空間節省器」，並選取「在指定的視圖或資料夾中的文件」。
3. 選取您想要保留在抄本內的資料夾與視圖。按 Shift 鍵可以選取清單中的多個元素，按 Ctrl 鍵可以選取清單中的多個非連續性元素。
結果
提示: 開啟部分抄本，按一下 檔案 -> 應用程式 -> 內容，然後修改標題，以便了解抄本包含的內容，例如，Sales (新的與使用中的資料夾)。
提示: 您可能想要建立兩個或更多同一應用程式的部分抄本並分開管理，例如指定不同的文件、資料夾或視圖，以在其中進行抄寫。請確定給每個新的本端抄本指定不同的檔案名稱及路徑。Notes 建立抄本之後，您可能還想要變更抄本內容中的應用程式標題，以在書籤中進行區分。如果是，請確定將它們設定為不會將其標題抄寫到其他抄本。